السكرتارية

الهدف العام للبرنامج:

        تنمية قدرات المتدربين على القيام بمهام أعمال السكرتاريا الخاصة بمكاتب المديرين بكفاءة.

الأهداف التفصيلية للبرنامج:

1.    في نهاية البرنامج يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:

1.    معرفة مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح.

2.    القدرة على إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.

3.    القدرة على تنظيم الاجتماعات بفاعلية.

4.    القدرة على تنظيم سفريات المدير بكفاءة.

5.    القدرة على كتابة المراسلات الخارجية والداخلية وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية بكفاءة.

6.    القدرة على معالجة البريد الصادر والوارد بكفاءة.

7.    القدرة تنظيم مواعيد المدير بدقة وكفاءة.

8.    القدرة على استقبال زوار المدير بفاعلية ومهارة.

9.    القدرة على تنظيم أوراق ووثائق مكتب المدير بفاعلية.

شروط القبول في البرنامج:

1.     يجب أن يكون المرشح حاصلاً على شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.

2.     القدرة على النسخ باللغة العربية وبسرعة لا تقل عن (20) كلمة في الدقيقة.

3.     اجتياز المقابلة الشخصية.

مدة البرنامج:

(8) أسابيع وبمعدل (20) ساعة أسبوعياً.

المقدمة

        تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في المنشآت التجارية على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنشآت على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنشآت أهدافها ولذا يحرص المسؤولون في المنشآت التجارية على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنشأة أمام العملاء ، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنشأة.

        وسوف أقوم في هذه الحقيبة بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم في الوحدة الأولى تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها. ولأهمية دور السكرتير في تحرير المراسلات للمدير ارتأيت تضمين الحقيبة مواد تتعلق بكتابة المراسلات وفقاً للقواعد الشكلية والموضوعية، ولأهمية اتقان السكرتير لمعالجة الكلمات اشترطت للقبول لهذا البرنامج أن يكون المتدرب قادراً على الطباعة بسرعة لا تقل عن (20) كلمة في الدقيقة.

        كما تتضمن الحقيبة في نهاية كل وحدة من وحداتها مجموعة من الأسئلة والحالات التطبيقية التي تهدف الى تعزيز وتثبيت المعلومات والمهارات التي تم عرضها في هذه الحقيبة وذلك للمساهمة في مساعدة موظفي السكرتارية على القيام بواجباتهم بالشكل الذي يحوز على رضا رؤسائهم وزملائهم وعملائهم في المنشآت التجارية.

الوحده الأولى

مقـدمـة

الوحدة التدريبية: مقدمة عن السكرتارية

هدف الوحدة السلوكي: القدرة على تحديد مفهوم السكرتارية وأهميتها

وأنواعها وصفات السكرتير الناجح.

موضوعات الوحدة التدريبية:

§  مفهوم السكرتارية.

§  أهميتها.

§  أنواعها.

§  صفات السكرتير الناجح.

§  المهارات الواجب توافرها في السكرتير.

§  الأسس العامة لنجاح السكرتير.

مفهوم السكرتاريه :

        كلمة سكرتير مشتقة من الأصل اللاتيني (Secret) ومعناها سر لتدل على ماتنطوي عليه أعمال من سرية وأهمية، كما يمكن تعريف السكرتارية بأنها العلم والفن الذي يبحث في تبصير كل موظف إداري أو كتابي بمهامم وظيفته، ويحدد سلطاته، علاوة على استمرار تدريبية لزيادة كفاءته، وتعريفه بالأسس والوسائل الحديثة التي يكفل له القيام بمهام وظيفته على أفضل وجه.

        وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي " مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له".

وقد يعرف السكرتير في قاموس وبستر لتدل على ثلاثة معان:

§        تستخدم كلمة سكرتير لتدل على المكان الذي يزاول فيه السكرتير أعماله المكتبية.

§        تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الموظفين المكتبيين بالجهة.

§        تستخدم كلمة سكرتير لتدل على الشؤون الإدارية في المنشأة.

ومن خلال تلك التعريفات يمكننا القول بأن كلمة سكرتير تستخدم للتعبير عن:

§        التقسيمات الإدارية المعاونة للإدارات الرئيسية في مجال الأعمال المكتبية ويطلق عليها البعض اسم "الخدمات المكتبية".

§        الموظفين العاملين في مجال تحرير المراسلات ونسخها وتداولها وحفظها واسترجاع المعلومات، ومعالجة المكالمات الهاتفية، والاستعلام وتنظيم الاجتماعات ومقابلات الرؤساء.

§        أحد المجالات التي تمارس فيها الإدارة وظائفها الرئيسية (التخطيط، والتنظيم، والرقابة، والتنسيق، واتخاذ القرارات) بهدف العمال المكتبية واستخدام الجهزة الحديثة بالسرعة والكفاءة المطلوبة.

أهمية السكرتاريه :

    تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.

    والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.

وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما:

1.    زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور.

2.    التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية.

أنواع السكرتاريه:

يمكن تقسيم أنواع السكرتارية على مستوى المنشأة الى ثلاثة أنواع:

1.    السكرتارية العامة.

2.    السكرتارية المتخصصة.

3.    السكرتارية الخاصة.

السكرتارية العامة:

        هي الإدارة أو التقسيمات الإدارية في المنشآت التي تختص بتقديم الخدمات المكتبية التي تتطلبها إدارات المنشأة بصفة عامة ومستمرة مثل تنظيم تداول المراسلات، المحفوظات، استرجاع المعلومات، النسخ، التصوير، الرد على استفسارات العملاء، معالجة المكالمات الهاتفية، استقبال الزوار، تنظيم الاجتماعات والندوات.

السكرتارية المتخصصة:

        تتمثل في الوحدات الإدارية التي تقدم الخدمات التي يتطلبها المديرون في المجالات التي تحتاج الى تحليل ودراسات تخصصية مهينة كالنواحي الهندسية، والطبية، والقانونية، وهذه الخدمات تكون استشارية في طبيعتها، وتقدم في شكل رأي أو توجيه أو اقتراح يتم الوصول اليه بعد دراسة وتحليل. والشكل التالي يوضح موقع السكرتير المتخصص لأن وظيفته استشارية وليست تنفيذية.

السكرتارية الخاصة:

وتتمثل في العاملين الذين يقدمون الخدمات المكتبية لرئيس معين في مجالات العمل المكتبي المختلفة ومنها:

§        تحرير ونسخ المراسلات.

§        استقبال وتصدير المعاملات الخاصة بمكتب المدير.

§        تنظيم أوراق مكتب المدير وملفاته، وطريقة استرجاعها.

§        استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد الى مكتب المدير ومعالجتها.

§        تنظيم مقابلات واستقبال زوار المدير.

§        تنظيم اجتماعات المدير.

§        الترتيب لسفريات المدير وعمل الحجوزات اللازمة.

§        تلخيص المقالات التي تعرض على المدير، وذلك بهدف مساعدته على تأدية مهامة بكفاءة ويسر.

إن كل مدير أو رئيس يختار له سكرتيراً خاصاً به من ذوي الدراية والكفاءة والشخصية المتزنة والمهارة في الفن المكتبي الحديث، ليعاونه في أداء أعماله ويكون موضع ثقته باستمرار.

        إن نجاح المدير أو الرئيس في تأدية عمله يعتمد بشكل كبير على درجة كفاءة ونشاط وسلوك السكرتير الخاص الذي يوفر وينجز للمدير أو الرئيس كل ما يحتاجه بسرعة وإتقان.

صفات السكرتير الناجح:

·        أن يكون حسن المظهر والهندام.

·        أن يكون أميناً على أسرار العمل.

·        أن يكون قوي الشخصية وحسن التصرف.

·        أن يكون قوي الذاكرة ودقيقاً في عمله.

·        أن يكون مرتباً ومنظماً.

·        أن يكون مخلصاً لرئيسة.

·        أن يكون حليماً صبوراً صامتاً.

·        أن يكون سريع البديهة وقادراً على التركيز.

·        أن يكون حيوياً ونشطاً.

·        أن يحسن التصرف في المواقف.

·        أن يحترم الآخرين ويلتزم بأوقات العمل.

·        أن يكون طبيعياً في تكوينه الجسماني.

المهارات الواجب توافرها في السكرتير:

·        القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي.

·        القدرة على النسخ باللغتين العربية والإنجليزية.

·        القدرة على حفظ الأوراق في الملفات واسترجاعها.

·        القدرة على استخدام الأجهزة الحديثة في مجال الأعمال المكتبية.

·        القدرة على التحدث باللغة الإنجليزية.

·        القدرة على تحرير الرسائل وكتابة التقارير.

·        القدرة على تلخيص المقالات.

·        القدرة على التعامل بلباقة مع الآخرين.

الأسس العامة لنجاح السكرتير:

§        كن مخلصاً في أداء العمل ولا تبحث شؤونه مع الغرباء.

§        استشر رئيسك في النقاط الغامضة، ولا تغامر بارتكاب الأخطاء، بل اقتطع دقائق قليلة من وقتك صباح كل يوم لتمضيها في التشاور والتخطيط لعمل اليوم مع رئيسك، بالتخطيط تكون أكثر فعالية فهو يوفر الوقت والجهد.

§        كن على علم تام بسياسة المنشأة التي تعمل فيها، وعلاقتها بالجهات الأخرى.

§        كن على علم بالنظام واللوائح الداخلية للمنشأة.

§        كن حسن المظهر دون تكلف، إذ أن ذلك يعتبر أساساً جوهريا في نجاحك في عملك.

§        كن كتوماً للأسرار التي تطلع عليها بحكم عملك.

§        درب ذاكرتك على جميع ما يطلب منك، رغم اعتمادك على جداول العمل اليومي والمفكرات فالذاكرة القوية تساعدك على أداء عملك.

§        كن هادئاً متزناً مهما تعقدت الأمور.

§        كن قوي الشخصية دون غطرسة، معتزاً بكرامتك دون تعال.

§        ثقف نفسك باستمرار، وتابع مجريات الأحداث بشكل يومي.

§        كن على بينة بالجهات التي يمكن اللجوء إليها للحصول على المعلومات غير المتوفرة لديك، كدوائر المعارف، والأدلة والقواميس.

§        أدّ كل عمل في الوقت المحدد له، حتى لا تتراكم عليك الأعمال فتصبح غير قادر على إنجازها، الأمر الذي يضعك أمام رئيسك في موقف لا ترضاه لنفسك.

تطبيقات

السؤال الأول :

ضع إشارة صح ( √ ) أو خطأ (X) أمام ما يناسبها من العبارات التالية:

التسلسل	العبارة	صح	خطأ
1	من الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير القدرة على نسخ المعاملات الخاصة بمكتب المدير.
2	يقصد بالسكرتارية المتخصصة هو ذلك الشخص الذي يتخذه الرئيس لكي يرد على المكالمات الهاتفية ويستقبل الزوار.
3	من المهام التي يجب على السكرتير القيام بها إعداد تقارير تقويم الأداء عن العاملين في المنشأة.
4	السكرتير هو أمين سر للرئيس الذي يعمل معه.
5	يعتبر الانتظام من الصفات التي ليست مطلوبة في السكرتير.
6	المرونة تعني التعامل مع المواقف الحرجة بشكل حازم.
7	يجب على السكرتير أن يستشير المدير في النقاط الغامضة.
8	يستحسن أن يغامر السكرتير في اتخاذ القرارات ولا يشغل وقت المدير في الاستفسارات.
9	يجب على السكرتير أن لا يضيع وقته في معرفة الأنظمة واللوائح الداخلية للمنشأة.
10	على السكرتير أن يعود نفسه على الاعتماد على المفكرات للحصول على المعلومات ولا يجهد نفسه في الاعتماد على الذاكرة في استرجاع المعلومات.

السؤال الثاني :

        وضح أهم الصفات الشخصية الواجب توفرها في السكرتير.

-------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

السؤال الثالث:

        ماذا يعني الولاء كصفة شخصية يجب أن تتوفر في السكرتير.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

السؤال الرابع:

        ما دور قوة الذاكرة والانتباه في مزاولة السكرتير لعمله؟

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------